Verwaltung

Admins richten die Einrichtung ein, legen Personen an und behalten den Server im Blick. Wie man einen Server installiert, steht unter Server betreiben.

Der erste Start

Wer einen neuen Server als Erstes öffnet, sieht Willkommen bei notenwart: Organisation benennen und das erste Admin-Konto anlegen. Tun Sie das gleich nach der Installation – bis dahin kann es jeder, der die Adresse öffnet.

Einrichtung

System (nur Admins) beginnt mit einer Checkliste; Meine Noten erinnert Admins an offene Schritte (Einrichtung fortsetzen).

  1. Name und Logo der Einrichtung (optional) – auf der Seite Organisation; das Logo erscheint in der Kopfzeile und auf der Anmeldeseite. Dort legen Sie auch fest, ob Personen ein Profilbild zeigen dürfen. Ist es aus, wird von niemandem ein Bild gezeigt und keines hochgeladen – bedenkenswert, wenn viele Mitglieder minderjährig sind.
  2. Instrumente prüfen – siehe Instrumente; von Hand abhaken.
  3. Ensembles anlegen – Chöre, Orchester, Klassen, Kurse (Ensembles).
  4. Personen hinzufügen – siehe unten.
  5. Noten übernehmen – siehe Einen Ordner importieren.
  6. E-Mail – wird auf dem Server eingestellt; Test-E-Mail senden schickt eine an Sie selbst und hakt den Schritt ab.
  7. Anmeldung mit Schulkonten (optional) – wird auf dem Server eingestellt.
  8. Regelmäßig sichern – auf dem Server; von Hand abhaken.

Unter der Checkliste zeigt Dieser Server Version, Adresse, E-Mail-Einstellungen, belegten Speicher, die Upload-Grenze, wie Noten gelesen werden und ob die Anmeldung mit Schulkonten an ist.

Personen

Personen (nur Admins) listet alle mit Rolle, Ensembles und Status (eingeladen, hat ein Passwort, zuletzt da).

Eine Person anlegen: Name, E-Mail, Rolle → Hinzufügen und einladen. Verschickt der Server E-Mails, geht die Einladung per E-Mail hinaus; den Link können Sie immer auch kopieren und selbst weitergeben. Er funktioniert einmal, sieben Tage lang; Neuer Anmeldelink erzeugt einen neuen.

Viele Personen auf einmal: Aus einer Tabelle importieren nimmt eine CSV-Datei – gespeichert aus Excel, LibreOffice oder Numbers; Vorlage herunterladen zeigt die Spalten: Name und E-Mail, wahlweise Rolle, Ensemble, Instrument und Stimmnummer (deutsche oder englische Spaltennamen; Vor- und Nachname werden zusammengefügt). Jede Zeile wird zuerst geprüft; geändert wird nur, wenn alle Zeilen in Ordnung sind. Fehlende Ensembles werden angelegt, vorhandene Personen nur Ensembles zugeordnet. Neue Personen bekommen Einladungen; Einladungslinks herunterladen (CSV) liefert die Links zum Verteilen. Bis zu 2000 Zeilen auf einmal.

Mehrere Personen markieren in der Tabelle: Zu Ensemble hinzufügen … (mit Instrument und Stimmnummer), Aus Ensemble entfernen …, Rolle ändern …, Neue Einladungslinks (als CSV) oder löschen.

Rollen: Mitglied, Leitung, Notenverwaltung, Admin – siehe die Übersicht. Admins können sich die eigene Admin-Rolle nicht nehmen und sich nicht selbst löschen.

Datenschutz

  • Export: Daten exportieren auf der Personen-Seite liefert alles, was über eine Person gespeichert ist, als Datei (und Meine Daten herunterladen auf der eigenen Kontoseite) – für Anfragen nach Art. 15 und 20 DSGVO.
  • Löschen einer Person entfernt ihr Konto mit Mitgliedschaften, Anmeldungen, Eintragungen und einzelnen Stimmen. Personen mit noch ausgeliehenen Noten lassen sich erst nach der Rückgabe löschen. Jede Löschung steht im Löschprotokoll – wann, durch wen, wie viele Datensätze – ohne Name oder E-Mail der Person.
  • Nach einem Schuljahr: Ehemalige auswählen markiert Personen, die in keinem Ensemble sind und sich seit einem Jahr nicht angemeldet haben (nie Admins), um sie zu prüfen und auf einmal zu löschen.

notenwart speichert Namen, E-Mail-Adressen, Ensembles, Instrumente und den Zeitpunkt der letzten Anmeldung – kein Tracking, keine Telemetrie. Die Einrichtung, die einen Server betreibt, ist für die Daten darauf verantwortlich und für die Rechte an den Noten, die dort geteilt werden.